07 Jul 2015

Erfolg im Büroalltag – nicht ganz selbstverständlich

Erfolg im Büroalltag ist mit einfachen Tipps und Tricks bezüglich der Organisation ganz einfach. Als erstes ist es wichtig sich im Klaren über die Zeiterfassung zu werden. Man sollte alle Termine nach Art und Dauer in eine Kalender eintragen. Vorher wäre es gut, wenn man sich schon eine Liste gemacht hat wie lange man für bestimmte Tätigkeiten braucht und welchen Stundenlohn man damit erwirtschaften kann. Somit fällt es viel leichter Termine zu machen und diese am Ende abzurechnen. In dieses Zeitplansystem kann man auch Zahlungsein- und ausgänge vermerken, damit diese nicht in Vergessenheit geraten. Verwalten sollte man diese aber zusätzlich noch mit einer richtigen Kunden- und Lieferantendatenbank. Bei Besprechungen sollte man darauf achten, dass man nicht zu sehr vom Thema abschweift und dass man ein im Vorfeld erstelltes Besprechungsprotokoll einhält, damit das Meeting im geplanten Zeitrahmen bleibt. Achten sollte man darauf, dass man auch kleine Pausen einplant, da nach einer gewissen Zeit die Konzentration nachlässt.
Um sich von seinen Mitbewerbern absetzen zu können, ist es wichtig diese ständig im Auge zu behalten. So kann man sich über deren Homepage informieren oder aber auch Anzeigen oder Presseartikel sammeln. 

Kostenlose Bürosoftware kann helfen

Sammeln sollte man auch interessante Artikel aus Fachzeitschriften. Auch gewisse Angebote, zum Beispiel günstiges Druckerzubehör, sollte man sich aufbewahren. Diese kann man in Ordnern archivieren oder mit Hilfe einer Datenbank in die EDV einpflegen. Vielmals gibt es dafür auch kostenlose Software im Internet zum Download, die oft einfach zu bedienen ist. Noch wichtiger als das ist es, Anleitungen und Garantiescheine aufzubewahren. Diese sollte man alles in einen Aktenordner heften und an einem zentralen Platz positionieren. Ist man öfter unterwegs oder hat zwischendurch ein paar gute Einfälle, so ist es gut, wenn man immer eine Art Buch dabei hat, in das man wichtige Sachen einträgt. Auch kann man darin immer eintragen, was man noch erledigen möchte. Vielmals denkt man an etwas wichtiges und schreibt es sich auf kleine Zettel, die dann doch immer irgendwo verloren gehen.

07 Jul 2015

Telefondienst bringt mehr Umsatz

Ein Telefondienst bringt in jeglicher Weise eindeutig mehr Umsatz, was im folgenden deutlich aufgezeigt wird. Jeder Anrufer ist ein potenzieller Kunde, das lässt sich wohl von keinem Unternehmer abstreiten. Kann man diesen Anruf dann nicht annehmen, läuft man Gefahr diesen potenziellen Kunden nicht für sein Unternehmen gewinnen zu können… (mehr …)

07 Jul 2015

Hamburg Telefonsekretariat

Hamburg zählt zu den wichtigsten Industriestandorten Deutschlands. Dadurch, dass Hamburg Handels-, Verkehrs- und Dienstleistungszentrum ist, hat es eine überregionale Bedeutung. Außerdem zählt der Hamburger Hafen zu den weltweit führenden Seehäfen. (mehr …)

07 Jul 2015

Bestellhotlines von Versandhäusern oder Onlineshops

Als Hotline bezeichnet man einen telefonischen Auskunfts- oder Beratungsdienst. Meist ist dieser kostenpflichtig, allerdings gibt es auch Unternehmen, die gebührenfreie Hotlines anbieten. Über eine Bestellhotline können Bestellungen angenommen werden oder auch Beschwerden abgewickelt werden. Für den Kunden besonders komfortabel ist, dass diese Hotlines oftmals rund um die Uhr erreichbar sind. Für den Händler teilt sich der Bestellprozess des Kunden in folgende vier Schritte auf:

Auftragsannahme: Hier gilt es Bestelldaten des Kunden zu erfassen und gegebenenfalls die Verfügbarkeit der Artikel zu prüfen.

Versandabwicklung bei Online Shops

  • Packlisten müssen erstellt werden, Rechnungen müssen gedruckt werden, Adressaufkleber müssen gedruckt werden, Retourenunterlagen müssen gedruckt werden
  • Auslieferung: Die Ware muss an einen Versanddienstleister übergeben werden.
  • Retourenmanagement: Gründe für Rücksendungen der Ware muss überprüft werden, das weitere Verfahren mit der
  • Rücksendung muss analysiert werden

Kostenfaktor die Bestellannahme bzw. Bestellhotline

Hier kann ein Telefonservice bei einer Bestellhotline besonders im ersten Bereich hilfreich sein. Die Sekretärinnen können die gewünschten Bestellungen aufnehmen und diese direkt an den Onlineshop weiterleiten. Manche Dienstleister bieten eine Verknüpfung des Onlineshops mit der Sekretariatssoftware an, sodass der Telefondienst gleich überprüfen kann, ob die Ware verfügbar ist und wie lange es dauern wird bis sie beim Kunden eingetroffen ist. Hat der Telefonservice die Bestellung aufgenommen, wir diese gleich an den Onlineshop weitergeleitet, sodass dieser sich gleich um den nächsten Schritt, die Versandabwicklung, kümmern kann. Besonders vorteilhaft bei einem Telefondienst ist auch, dass dieser flexibel ist und auch rund um die Uhr erreichbar ist. Viele Dienstleister bieten auch eine Erreichbarkeit am Wochenende und an Feiertagen an. Da es bei dem Telefondienst meistens mehrere und ausreichend Mitarbeiter gibt, ergeben sich für den Kunden auch keine langen Wartezeiten bis ein Mitarbeiter frei wird und somit kann dieser bei kostenpflichtigen Bestellhotlines Zeit und Geld sparen. Abgesehen von der Bestellannahme ist ein Telefonservice auch in Bereichen des Kundenservices sehr hilfreich. Hat ein Kunde zum Beispiel Fragen zum Bestellvorgang oder zu Zahlungsarten, kann die Sekretärin diese auch zuverlässig beantworten.

07 Jul 2015

Versicherungsmakler müssen immer telefonisch Erreichbar sein.

Ein Versicherungsmakler ist ein gewerblicher Versicherungsvermittler. Auf Grundlage eines Vertrages, der mit einem Versicherungsnehmer geschlossen wurde, verschafft er diesem den benötigten Versicherungsschutz. Meistens übernimmt ein Versicherungsmakler auch die Betreuung von Versicherungsverträgen seiner Kunden und kümmert sich um Anpassungen bei neuem oder geändertem Versicherungsbedarf. Im Gegensatz zu einem Versicherungsvertreter ist der Makler von den Versicherungen unabhängig und kann aus mehreren Versicherungen die jeweilige notwendige heraussuchen. Je nach Bedarf des Versicherten kann er aus mehreren Versicherungen wählen. Die Vergütung erhält der Makler nicht von dem Versicherten, sondern direkt von der Versicherung. Ganz oben auf der Liste steht für den Kunden, dass er dem Versicherungsmakler vertrauen kann. Gewährleistet wird dies natürlich indem er sich Zeit für den Kunden nimmt. Tut er dies und besucht den Kunden bei Ihm zu Hause, wäre ein ständiges Klingeln des Telefons mehr als störend, denn dann würde nicht wirklich der Eindruck geweckt werden, dass sich der Versicherungsmakler auch wirklich Zeit für seinen Kunden nimmt. So ist es für den Makler besser in dieser Zeit alle Anrufe umzuleiten. Dies kann er tun, indem er diese auf sein Büro umleitet oder sie auf einen Anrufbeantworter umleitet.

Beratung ausserhalb der Öffnungszeiten

Vielmals finden Versicherungsgespräche aus zeitlichen und beruflichen Gründen am Abend statt. Zu dieser Zeit ist es meist schwer das Büro besetzen zu können. Nun bleibt dem Kunden also nur noch übrig die Anrufe auf den Anrufbeantworter umzuleiten. Viele Menschen scheuen sich aber davor diesen zu besprechen. Also muss der Makler für diese potentiellen Kunden eine Alternative finden. Ein Telefonservice wäre in diesem Fall eine gute Alternative. Dieser kann rund um die Uhr zuverlässig und kompetent die Anrufe des Maklers annehmen. So kann dem Kunden angeboten werden, dass dieser zurückgerufen werden kann. Da der Makler das eventuell nicht unbedingt abends noch tun möchte, um den Kunden nicht bei seinem Feierabend zu stören, kann die Sekretärin darauf verweisen, dass er am nächsten Tag angerufen wird. So kann sich der Versicherungsmakler während seines Kundentermins voll und ganz auf das Notwendige konzentrieren.