Viele Ärzte lassen heute ihr Termine durch einen verschwiegenen Telefonservice verwalten. Vielmals sind Arzthelferinnen so mit den Patienten oder der Abrechnung beschäftigt, dass kaum noch Zeit bleibt sich um die Termine zu kümmern. Da öfter auch ältere Menschen bei Ärzten Termine ausmachen wollen, gilt es das Telefon immer persönlich zu besetzen, da diese ungern auf Anrufbeantworter sprechen, da sie dies einfach nicht kennen oder Scheu davor haben diesen zu besprechen. Außerdem ist es für eine Praxis viel einfacher diese Termine von einem externen Telefondienstleister zu bearbeiten. So bleibt das Telefon in der Praxis immer für andere Gespräche, zum Beispiel Beratungsgespräche, frei.
Der Büroservice kann die Termine telefonisch vereinbaren, wobei sich vielmals bemüht wird, die Termine kurzfristig zu vergeben. Je nach Praxis und Software kann die Sekretärin die Termine dann in einen Terminkalender eintragen oder Termine per Email an die Praxis weitergeben. Die Sekretärin kann die Patienten auch zusätzlich darauf aufmerksam machen, dass Termine möglichst immer eingehalten werden sollten um unnötige Wartezeiten vermeiden zu können. Zusätzlich kann sie Auskunft darüber geben wie lange die Behandlung in der Regel dauern wird.
Wichtig wäre auch, dass Patienten an die Praxisgebühr erinnert werden sollten. Ebenfalls können Ärzte im Vorfeld vermerken für welche Untersuchungen der Patient bestimmte Befunde oder Unterlagen mitzubringen hat. Auch ist es für den Patienten wichtig zu wissen, ob er für die Untersuchung nüchtern sein muss und ob er seine Medikamente gewohnt einnehmen darf. Handelt es sich bei dem Patienten um einen neuen Patienten der Praxis kann die Telefonsekretärin diesem den Weg zur Praxis erklären und ihm gegebenenfalls einen Lageplan des Praxisgebäudes zukommen lassen. So kann der Patient schnell und einfach den für ihn zutreffenden Behandlungsraum ausfindig machen. Hat ein Patient Fragen, die den Arzt betreffen, kann die Sekretärin eine Anrufnotiz weiterleiten, sodass der Patient zurückgerufen werden kann.