Ein Telefonservice kann entweder jeden Anruf einzeln plus Grundgebühr berechnen oder er stellte dem Kunden eine buchbare Flatrate zur Verfügung. Bei einer Flatrate wird der Telefonservice pauschal monatlich berechnet.
Ein Vorteil davon ist, dass man jeden Monat genau weiss welche Kosten auf einen zukommen, somit lässt sich der Tele leichter in die Bürokosten einkalkulieren.
Meist werden bei einer Flatrate bestimmte Bürozeiten festgelegt, oftmals ist dies von 8 bis 18 Uhr. Der Telefondienst selbst garantiert, dass jeder Anruf in dieser Zeit angenommen wird, es muss also genügende Mitarbeiter stellen. Für den Kunden selbst ist also sichergestellt, dass egal wie viele Anrufe eingehen, alle angenommen werden können.
Nach jedem Anruf muss sichergestellt werden, dann alle notwendigen Anrufinformationen schnell an den Kunden weitergeleitet werden, sei es per SMS, Email oder Fax.
Vorteile einer Flatrate sind unter anderem:
- volle Kostenkontrolle
- unbegrenzte Anrufe
- keine zusätzlichen Kosten
Versteckte Fallen von Flatrates sind manchmal, dass im Kleingedruckten steht, dass die Anzahl der eingehenden Anrufe nicht wirklich unbegrenzt ist. Manche Telefondienstleister bieten unterschiedliche Flatrates an, zum Beispiel ein Anrufvolumen von 200 oder 500 Anrufen im Monat. Teilweise gibt es auch Tarife die dann jeden zusätzlichen Anruf für einen bestimmten vorher festgelegten Preis abhandeln.
Für den Kunden ist trotz der Flatrate eine genaue Abrechnung und Protokollierung seiner angenommenen Anrufe wichtig, damit er am Ende des Monats eine Übersicht der Erbrachten Leistungen einsehen kann.
Um wirklich entscheiden zu können, ob für den Kunden eine Flatrate in Frage kommt, macht es durchaus Sinn die möglichen Kosten durchzukalkulieren. Der Kunde sollte eine Woche seine Telefonate protokollieren um am Ende der Woche auswerten zu können wie viel er durchschnittlich am Monatsende für sein Telefonsekretariat ausgeben wird. So kann er sehen, ob sich eine Flatrate für ihn rentiert oder ob es sinnvoller wäre jeden Anruf einzeln abzurechnen.