Der Beruf der Sekretärin hat sich in den letzten Jahren dank Computer und Internet eklatant verändert. Während früher hauptsächlich das Erledigen der Korrespondenz auf dem Briefweg und das Amt der Telefon Sekretärin zu leisten war, ist das Sekretariat heute eher eine Assistenz bei diversen organisatorischen Dingen.
Viele schriftliche Arbeiten werden heute direkt per Computer eingegeben, Schriftstücke per email versandt und auch sonst hat sich mit Handy und ständiger Erreichbarkeit so einiges getan in unseren Büros. Dennoch ist die Telefon Sekretärin ein unersetzlicher Posten. Das Entgegennehmen von Anrufen, E-Mails und Fax, die Organisation von Terminen oder die Weiterleitung diverser Gespräche sind nach wie vor eine anspruchsvolle Aufgabe, die von keinem Computer erledigt werden kann.
Eine Telefon Sekretärin, mit einer entsprechenden Ausbildung, möglichst auch im kaufmännischen Bereich oder/und in der Computerbranche ist unersetzlich für alle die, die ein Büro unterhalten oder gar freiberuflich/selbstständig tätig sind. Dazu gehören vor allem Anwaltskanzleien oder ähnliche, in denen die Telefon Sekretärin weit mehr als das ist. Hier ist eine berufliche Qualifikation gefragt. Eventuell als Rechtsanwaltsgehilfin oder Vergleichbares. In dem Begriff der Telefon Sekretärin sind gleich mehrere Berufsbezeichnungen von früher aufgegangen. So beispielsweise die Telefonistin und Stenotypistin, deren Beruf fast nicht mehr benötigt wird, durch den elektronischen Ersatz in Form von Diktiergerät und Computer.
Was gehört zu den Aufgaben einer Telefon Sekretärin?
Natürlich nimmt das Telefonieren nach wie vor einen hohen Stellenwert ein, auch wenn die Erreichbarkeit durch das Handy eine andere geworden ist. Aber nach wie vor gehören prinzipielle Aufgaben zum Beruf der Telefon Sekretärin, wie das Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost sowie die Koordination von Terminen. Eine gute Telefon Sekretärin ist auch mit den privaten Gepflogenheiten ihres Chefs vertraut und kann daher auch einige nicht dienstliche Termine überwachen. Die Telefon Sekretärin ist zunächst der Ansprechpartner für Besucher. Im Normalfall obliegt der Telefon Sekretärin die Vergabe der Termine für den oder die Vorgesetzten.