Viele moderne Unternehmen sind geradezu innovativ was Büro-Organisation und Verwaltung angeht. So geht der Trend eindeutig zu Document Management Software, Online geführtem Terminkalender und virtueller Telefonanlage (IP-Telefonie). Damit werden finanzielle Ressourcen gespart. Auch durch den Einsatz kostenloser Tools wie dem Google Kalender werden teure Lizenzkosten von weiteren Anbietern gespart. Der konsequenteste Weg ist der Einsatz eines Telefonsekretariat. Dieses sorgt für eine chaosfreie Abarbeitung der eingehenden Anrufe. So sind selbst bei einem 5 Mann Unternehmen 120 Anrufe am Tag kein Problem. Den das Telefonsekretariat bietet dem Auftraggeber durch die Anrufnotizen eine Priorätsvorauswahl. Dadurch können wichtige Dinge sofort bearbeitet werden und weniger wichtige verzögert werden. Gerade in Zeiten wo ein Interessent bzw. Neukunde enorm wichtig für ein Unternehmen ist bietet das Telefonsekretariat die entscheidende Hilfe für einen Wettbewerbsvorteil.
Wer heut zutage zu den modernen Unternehmen zählen will, muss dem Fortschritt der Zeit folgen. Dazu gehören schlanke Hierarchien und vereinfachte Abteilungen. Das Telefonsekretariat ist eine Abteilung, die man sehr einfach aufbauen kann. Um ein Telefonsekretariat zu betreiben, braucht man keine festen Mitarbeiter, sondern kann dies über einen externen Dienstleister erledigen lassen. Das Telefonsekretariat ist ein wichtiger Anlaufpunkt eines Unternehmens und erweckt beim Kunden den ersten Eindruck. Wer also ein gutes Telefonsekretariat betreibt, kann damit rechnen, den Kunden von Anfang an zufriedenzustellen. Die Fachkenntnisse der Mitarbeiter sind beschränkt auf den Umgang mit Kunden am Telefon, die Kenntnisse wurden meist durch professionelles Telefontraining erworben. Wer sein eigenes Personal in das Telefonsekretariat setzen möchte, sollte sich zu vor über entsprechende Schulungsmöglichkeiten informieren. Der Ausfall von Mitarbeitern im Telefonsekretariat ist unerwünscht und muss ohne Einschränkung vertreten werden können. Der Kontakt mit den Kunden oder Interessenten hat höchste Priorität.
Telefonsekretariat als externe Dienstleistung
Ommer häufiger findet man das Telefonsekretariat als externe Dienstleistung vor. Die erfolgt über Call Center die entsprechend der Wünsche für das Unternehmen die Aufgaben am Telefon erfüllen. Neben dem perfekten Telefonieren verfügen diese Mitarbeiter über ausreichende Kenntnisse, um zusätzlich die Datenerfassung oder weitere Aufgaben ausführen zu können. Das Sekretariat ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die jedem neuen Mitarbeiter genauestens erläutert werden muss. Deshalb ist eine Schulung in die Firmenphilosophie und Produktvielfalt oft von wichtiger Bedeutung. Im Sekretariatmuss für eine dauerhafte Erreichbarkeit gesorgt werden zu den vorgegebenen Zeiten. Es ist auch möglich, ein Telefonsekretariat 24 Stunden am Tag zu betreiben. Hierfür kann man tagsüber das Telefonsekretariat in den Geschäftsräumen durchführe lassen und abends über einen Call Center verfügen. Die Aufgaben im Telefonsekretariat können sehr unterschiedlich sein, tagsüber werden die Mitarbeiter häufig weitere Aufgaben wahrnehmen müssen, als die nächtlichen Gesprächsführenden. Die Call Center arbeiten meistens mit freien Mitarbeitern die weltweit verstreut sitzen.
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