In der Wartezeit am Telefon Musik zu hören, ist eigentlich eine gute Idee, deshalb haben auch die meisten Hotlines dieses Konzept übernommen. Denn es gilt als erwiesen, dass beruhigende Klänge aus dem Hörer eine positive Wirkung auf den Anrufer haben. Leider kann sich dieser Effekt aber auch ins Gegenteil verkehren. Wenn man sich für die falsche Warteschleifen Musik entscheidet, … dann ist es durchaus möglich, dass ohne schon gestresste Anrufer noch aggressiver werden. Das heißt als für die Einrichtung der Warteschleifenmusik, dass man zwei wichtige Aspekte beachten sollte. Zum einen die Auswahl der Musik und zum anderen die technischen Voraussetzungen, die es bei der Einrichtung von Warteschleifenmusik zu beachten gilt.

Was man über Warteschleifenmusik wissen sollte

Zunächst einmal muss man wissen, welche Art der Telefonie man verwendet, um die Warteschleifenmusik einrichten zu können. So lässt sich zum Beispiel über Telefonanlagen, wie sie in den meisten Büros zu finden sind, die Warteschleifenmusik konfigurieren. Da dieser Vorgang von Anlage zu Anlage sehr unterschiedlich sein kann, ist es am besten einen Blick ins Handbuch zu werfen oder gleich den Fachhändler zu kontaktieren. Wenn man sich für eine eigene Gestaltung der Warteschleifenmusik entscheidet, dann es sehr wichtig zu beachten, dass keine Musik verwendet wird, die durch die GEMA geschützt ist. Bei der GEMA handelt es sich um eine Gesellschaft, die für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte zuständig ist. Bei neueren Telefonanlagen ist es zum Beispiel problemlos möglich WAV-Dateien einzuspeichern, die man beispielsweise über eine SD-Card eingeben kann. Ältere Telefonanlagen hingegen verfügen über einen sogenannten Chinch-Anschluss über den ein CD-Player angeschlossen wird, der dann aber die ganze Zeit laufen muss. Und die dritte Möglichkeit ist, dass bei vielen Telefonanlagen Warteschleifenmusik auf einem Chip gespeichert ist, von dem man sich dann seinen Favoriten auswählen kann.

Warteschleifenmusik – für Firmen ein Muss

Wie man seinen privaten Anrufbeantworter bleibt jedem Selbst überlassen. Bei Unternehmen und Firmen sieht das aber schon wieder ganz anders aus. Hier ist ein freundlicher und gewinnender Empfang am Telefon sozusagen Pflicht. Denn sehr oft ist es so, dass das Telefon den ersten Kontakt überhaupt zum Kunden darstellt und der erste Eindruck ist ja bekanntlich von entscheidender Bedeutung. Daher ist der „Empfang“ am Telefon unheimlich wichtig. Je nach Unternehmensphilosophie kann man also die Wartenschleifenmusik pfiffig oder klassisch gestalten. Doch nicht nur die Auswahl der Musik spielt hier eine zentrale Rolle, sondern auch die Auswahl des Textes und der Stimme. Denn die Telefonwarteschleife eines Unternehmens sollte immer eine Kombination aus Musik und Sprache sein. Dabei gibt es zum Beispiel Komplettlösungen, die Musik und einen Sprecher beziehungsweise eine Sprecherin beinhalten. Denn nicht in jedem Unternehmen findet sich jemand, der eine sympathische Sprechstimme hat. In diesem Fall ist es eine lohnenswerte Investition, eine professionelle Stimme zu engagieren.