Telefonieren gehört zum Alltag einfach dazu und ist vor allem aus dem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken. Dabei ist vor allem das richtige Telefonieren ein wichtiger Faktor für den beruflichen Erfolg. Viele Menschen meinen immer, Telefonieren würden sie doch instinktiv richtig machen, so dass für diese simple Tätigkeit keine spezielle Schulung notwendig ist. So wenden auch wir beim Telefonservice dies an. Trotzdem gilt es einige Regeln, für das professionelle Verhalten am Telefon zu beachten. Gerade für Selbständige und Existenzgründer ist es extrem wichtig, professionell zu telefonieren. Denn häufig entsteht über das Telefon der erste Kundenkontakt und man hat nur die eigene Stimme zur Verfügung um den potentiellen Kunden für sich einzunehmen und von den eigenen Kompetenzen zu überzeugen. Eine unfreundliche Stimme oder arrogantes Verhalten kann dann schnell dazu führen, einen potentiellen Kunden zu verlieren. Egal ob in der Muttersprache oder in der Fremdsprache, es gibt ein paar allgemeine Regeln, die man bei jedem geschäftlichen Telefonat beachten sollte.

Einiges sollten Sie beachten!

Damit die Stimme voller klingt, sollte man immer beim Telefonieren entspannt sitzen oder stehen, so dass die Wirbelsäule aufrecht ist. Den Hörer sollte man dabei niemals zwischen Kinn und Brust klemmen, weil man sich zum einen so sehr schnell verspannt und zum, zweiten auch wesentlich schlechter verstanden wird. Bei einem beruflichen Telefonat sollte man sich allein auf das Gespräch konzentrieren und nichts anderes nebenbei machen. Dazu gehört auch, dass man mögliche Hintergrundgeräusche ausschaltet und darauf achtet, dass man nicht gestört wird. Aber man sollte nicht sofort zum Hörer greifen, wenn es klingelt. Besser ist es das zweite oder dritte Läuten abzuwarten, um sich noch einen Moment mental auf das Gespräch einstimmen zu können. Umgekehrt erfordert es auch eine gewisse Vorbereitung, wenn man jemanden anrufen möchte. Dazu gehört sich, den Grund und das Ziel des Anrufes zu überlegen du sich einige Argumente gegen mögliche Einwände zu Recht zu legen. Dabei ist es durchaus sinnvoll, sich vor Beginn des Gesprächs einige Notizen zu den Vorüberlegungen zu machen. Beim Gespräch sollte man darauf achten, dass man sich klar und deutlich artikuliert und in keinem Fall zu schnell spricht. Zu vermeiden sind Fachchinesisch und Ausdrücke, die eventuell vom Gegenüber nicht verstanden werden. Wichtig hingegen ist es kurze und prägnante Sätze zu formulieren. Vor Beendigung des Gespräches sollte man die Ergebnisse des Telefonats noch einmal kurz zusammenfassen und gegebenenfalls weitere Schritte vereinbaren. Wenn man nur den Anrufbeantworter erreicht, dann hinterlässt man lediglich den Namen, die Rufnummer und eine kurze Information über das Anliegen. Romane auf einem Anrufbeantworter interessieren niemanden und werden wahrscheinlich gelöscht. Am Ende des Telefonats erfolgt eine kurze Notiz über den Namen, das Datum, die Rufnummer, den Grund des Telefonats und das Ergebnis des Gesprächs.

Telefonieren auf Englisch? Bereiten Sie sich vor!

Viele Menschen finden es schon schwierig in der Muttersprache professionell zu telefonieren, in der Fremdsprache erscheint das ganze Procedere beinahe unmöglich. Hier ist eine perfekte Vorbereitung das Wichtigste um sich nicht z blamieren. Und eine gute Vorbereitung hilft dabei, Zeit und Nerven zu sparen. Denn auch in der Fremdsprache zählt der erste Eindruck. Stottern oder ein nervöses Auftreten, vermitteln dem Gesprächspartner leicht das Gefühl, es mit einem unseriösen Menschen zu tun zu haben. Mit einer perfekten Vorbereitung auf den Anruf hingegen fühlt man sich wohl und strahlt das beim Telefonat auch aus.

Der erste Schritt ist die Vorbereitung des Telefonats in der Fremdsprache, also zum Beispiel das Gespräch mit einem englischsprachigen Geschäftspartner. Zunächst empfiehlt es sich alle Informationen zu sammeln, die einem beim Gespräch unterstützen könnten. Dazu gehören die Telefonnummer, aber auch Vor- und Zuname der Person, die man kontaktieren möchte. Des Weiteren sollte man sich Kalender, Stift und Papier für Notizen bereitlegen. Und die eigenen Kontaktdaten wie Adresse und Telefonnummer sollte man selbstverständlich auch parat haben. Ebenso wichtig für die Vorbereitung ist, dass man sicherstellt, dass man sich in einer leisen Umgebung befindet. Arbeitet man also in einem Unternehmen mut mehreren Angestellten, dann sollte man vor Beginn des Anrufs den Kollegen klar machen, dass man einen Anruf ins Ausland tätigen möchte und nicht gestört werden darf. Selbstverständlich sind das Radio und sonstige etwaige Hintergrundgeräusche abzustellen. Dann ist es noch wichtig, sich Ziele für das Telefonat zu überlegen und diese in Stichpunkten festzuhalten. So behält man immer den Überblick und verliert die Ziele des Gesprächs nicht aus den Augen. Das ist deshalb so wichtig, weil dieses Telefonat vielleicht die einzige Möglichkeit ist, den Geschäftspartner vom eigenen Anliegen zu überzeugen.

Jetzt können Sie durchstarten!

Nachdem die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann man mit dem eigentlichen Telefonat starten. Ein Geschäftsanruf besteht immer aus drei Stufen: der Einführung, dem Hauptteil und einer kurzen Zusammenfassung. Auf Englisch sagt man, zuerst erfolgt introduce yourself. Auf Deutsch also, man stellt sich selbst zu Beginn des Telefonats vor beziehungsweise erinnert den Geschäftspartner an die eigene Person. Beim richtigen Telefonieren auf Englisch ist es extrem wichtig, dass man sehr freundlich ist, Konkret gesagt, bedeutet dass, dass man sich beim Gesprächspartner dafür bedankt, dass er einem ein paar Minuten seiner kostbaren Zeit widmet. Wenn Sie merken, dass der Geschäftspartner eigentlich keine Zeit für das Telefonat hat, sollte man lieber einen neuen Termin vereinbaren. Wichtig bei einem Telefonat auf Englisch ist, dass man dem Geschäftspartner sein Anliegen verdeutlichen kann. Das heißt, dass man das Anliegen immer auf den Punkt bringen sollte, damit die Konservation nicht zu einem bedeutungslosen Chat mutiert. Trotzdem ist es wichtig, dass der Geschäftspartner ab und zu wiederholt, was man selbst gesagt hat. Nur so kann man sichergehen, dass er beziehungsweise sie wirklich alles richtig verstanden hat. Bevor man zum Ende des Telefonats kommt, sollte man die Unterhaltung noch einmal kurz zusammenfassen. Hierbei ist es auch wichtig, dass man die eventuell anfallenden Aufgaben und Verantwortungen klärt. Nun kann man zur Beendigung des Gesprächs kommen, indem man dem Gesprächspartner noch einmal dankt, dass er sich für das Telefonat Zeit genommen hat. Soll ein Folgeanruf erfolgen, dann ist es am besten, gleich einen Termin dafür zu vereinbaren.

Weiterhin gilt es drei wichtige Punkte zu beachten, wenn man richtig auf Englisch telefonieren will. Zum Ersten muss man den richtigen Mittelweg finden zwischen formell und flapsig. Zum Zweiten sollte man immer freundlich und höflich bleiben. Thank you und please dürfen also im Telefonat ruhig häufiger vorkommen. Und drittens sprechen englische Muttersprachler häufig sehr schnell am Telefon, so dass es zum Problem werden kann, sie zu verstehen. Man sollte sich nicht darum scheuen den Gesprächspartner zu bitten etwas langsamer zu sprechen.