Urlaubsvertretung übernimmt Telefonaufgaben / Telefonauftragsdienst springt im Urlaub ein Ist eine Sekretärin oder ein Mitarbeiter eines Unternehmers im Urlaub, müssen die anfallenden Aufgaben von einer Urlaubsvertretung übernommen werden. Für viele Unternehmen stellt sich dies als schwierig dar, denn eine gute und zuverlässige Sekretärin ist nicht einfach zu finden. Es muss ein aufwendiger Bewerbungsprozess und gegebenenfalls ein Probearbeiten im Vorfeld erfolgen. Als schwierig stellt sich auch dar, dass diese sich erst in das Unternehmen einarbeiten muss und quasi auf Abruf bereit stehen muss. Kaum eine gute Sekretärin wird täglich zu Hause sitzen und darauf warten im Jahr vielleicht mal im Urlaubsfall oder Krankheitsfall arbeiten gehen zu können. Sie würde so vielleicht auf fünf Wochen im Jahr kommen und somit kein geregeltes Einkommen erhalten. Eine Alternative wäre für das Unternehmen eine ungelernte Hilfskraft einzustellen, die lediglich die Telefonate annehmen würde, doch meist verfügen diese meist nicht über die notwendigen Qualifikationen, verlieren schnell den Überblick oder sind womöglich nicht verschwiegen genug um die Arbeit gewissenhaft zu übernehmen.
Die Erfahrung zeigt – Kontakt halten zum Kunde zahlt sich aus
Viele Unternehmen wählen deshalb in der Urlaubs- oder Krankheitsphase einen Telefonservice, der seine Sekretärin in dieser Zeit vertritt. Diese weisen in der Regel die Qualifikationen einer guten Sekretärin auf, sodass sich die Unternehmer die Suche nach einer geeigneten Vertretung ersparen können. Eine Mitarbeiterin eines Telefonservice ist über das ganze Jahr hinweg einsatzbereit und kann immer einspringen. Im Vorfeld benötigt Sie nur die wichtigsten Informationen, sodass sie Terminierungen vornehmen kann und alle sonstigen notwendigen Informationen weitergeben kann. So kann sie zum Beispiel einem Anrufer den Weg zum Firmensitz erklären, Bankverbindungen durchgeben oder andere Auskünfte erteilen, die dem Unternehmer in dieser Zeit nur unnötig belasten würden. Alle anderen wichtigen Informationen bezüglich der eingehenden Anrufen kann sie dann professionell und zuverlässig an den Unternehmer bzw. das Unternehmen selbst, weiterleiten oder gegebenenfalls den Anrufer mittels Vorzimmerfunktion direkt an den Unternehmer verbinden.