Kunden, die in einer Firma anrufen, erwarten zweierlei: eine freundliche Entgegennahme ihres Anrufs und eine kompetente Auskunft. Beides kann man erwarten, wenn man im Sekretariat einer Firma landet. Zumindest wird man dorthin weiterverbunden, wo der entsprechende Mitarbeiter sitzt, der über das wissen dazu verfügt. Aber wie ist das bei dem Sekretariatsservice in einer fremden Firma?

Ist ein solcher Sekretariatsservice freundlich und kompetent?

Damit der Sekretariatsservice auch wirklich mehr als eine Notlösung ist, und dauerhaft zu Erleichterungen führt, muss hier beides gewährleistet sein. Vor allem die Freundlichkeit ist ein Muss. Niemand erwartet von der Sekretärin, dass sie zu allen Bereichen der Firma fachlich Auskunft geben kann. Das ist bei einer Festangestellten nicht anderes als im Sekretariatsservice.

Aber es muss gewährleistet sein, dass der Anruf schnellstens weitergeleitet wird, und dass eine entsprechende Zusage, wie „der Chef ruft, Sie heute noch zurück“, eingehalten wird. Darüber müssen klare Absprachen bestehen.

Je nachdem, wie der Firmeninhaber über die Anrufe informiert wird, beispielsweise gesammelt per Mail oder SMS oder auf anderem Weg, sollte man eine Lösung finden, wie der Sekretariatsservice dort eine Bemerkung einfügt. Dann kann er gemachte Zusagen hinterlassen und der Chef weiß Bescheid, was er noch zu erledigen hat.

Solche Absprachen zur Zusammenarbeit klappen häufig dort gut, wo Geschäftsleitung und Sekretariat schon sehr lange und gut zusammenarbeiten. Aber mit den entsprechenden Möglichkeiten der elektronischen Verbindungen sollte es auch kein Problem sein, solche Dinge mit einem fremden Sekretariatsservice schnell in den Griff zu bekommen. In einem guten Sekretariatsservice sind die Leute gut ausgebildet und bereit, sich auf die Gegebenheiten einzustellen. Dabei ist es natürlich von Vorteil, wenn man sich an einen Sekretariatsservice wendet, der branchenspezifisch arbeitet. Solche gibt es beispielsweise speziell für Bauunternehmen, Anwaltskanzleien und Ähnliches, sodass man hier von einer gewissen fachlichen Kompetenz ausgehen kann.