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Als Hotline bezeichnet man einen telefonischen Auskunfts- oder Beratungsdienst. Meist ist dieser kostenpflichtig, allerdings gibt es auch Unternehmen, die gebührenfreie Hotlines anbieten. Über eine Bestellhotline können Bestellungen angenommen werden oder auch Beschwerden abgewickelt werden. Für den Kunden besonders komfortabel ist, dass diese Hotlines oftmals rund um die Uhr erreichbar sind. Für den Händler teilt sich der Bestellprozess des Kunden in folgende vier Schritte auf:
Auftragsannahme: Hier gilt es Bestelldaten des Kunden zu erfassen und gegebenenfalls die Verfügbarkeit der Artikel zu prüfen.
Versandabwicklung bei Online Shops
- Packlisten müssen erstellt werden, Rechnungen müssen gedruckt werden, Adressaufkleber müssen gedruckt werden, Retourenunterlagen müssen gedruckt werden
- Auslieferung: Die Ware muss an einen Versanddienstleister übergeben werden.
- Retourenmanagement: Gründe für Rücksendungen der Ware muss überprüft werden, das weitere Verfahren mit der
- Rücksendung muss analysiert werden
Kostenfaktor die Bestellannahme bzw. Bestellhotline
Hier kann ein Telefonservice bei einer Bestellhotline besonders im ersten Bereich hilfreich sein. Die Sekretärinnen können die gewünschten Bestellungen aufnehmen und diese direkt an den Onlineshop weiterleiten. Manche Dienstleister bieten eine Verknüpfung des Onlineshops mit der Sekretariatssoftware an, sodass der Telefondienst gleich überprüfen kann, ob die Ware verfügbar ist und wie lange es dauern wird bis sie beim Kunden eingetroffen ist. Hat der Telefonservice die Bestellung aufgenommen, wir diese gleich an den Onlineshop weitergeleitet, sodass dieser sich gleich um den nächsten Schritt, die Versandabwicklung, kümmern kann. Besonders vorteilhaft bei einem Telefondienst ist auch, dass dieser flexibel ist und auch rund um die Uhr erreichbar ist. Viele Dienstleister bieten auch eine Erreichbarkeit am Wochenende und an Feiertagen an. Da es bei dem Telefondienst meistens mehrere und ausreichend Mitarbeiter gibt, ergeben sich für den Kunden auch keine langen Wartezeiten bis ein Mitarbeiter frei wird und somit kann dieser bei kostenpflichtigen Bestellhotlines Zeit und Geld sparen. Abgesehen von der Bestellannahme ist ein Telefonservice auch in Bereichen des Kundenservices sehr hilfreich. Hat ein Kunde zum Beispiel Fragen zum Bestellvorgang oder zu Zahlungsarten, kann die Sekretärin diese auch zuverlässig beantworten.
Ein Versicherungsmakler ist ein gewerblicher Versicherungsvermittler. Auf Grundlage eines Vertrages, der mit einem Versicherungsnehmer geschlossen wurde, verschafft er diesem den benötigten Versicherungsschutz. Meistens übernimmt ein Versicherungsmakler auch die Betreuung von Versicherungsverträgen seiner Kunden und kümmert sich um Anpassungen bei neuem oder geändertem Versicherungsbedarf. Im Gegensatz zu einem Versicherungsvertreter ist der Makler von den Versicherungen unabhängig und kann aus mehreren Versicherungen die jeweilige notwendige heraussuchen. Je nach Bedarf des Versicherten kann er aus mehreren Versicherungen wählen. Die Vergütung erhält der Makler nicht von dem Versicherten, sondern direkt von der Versicherung. Ganz oben auf der Liste steht für den Kunden, dass er dem Versicherungsmakler vertrauen kann. Gewährleistet wird dies natürlich indem er sich Zeit für den Kunden nimmt. Tut er dies und besucht den Kunden bei Ihm zu Hause, wäre ein ständiges Klingeln des Telefons mehr als störend, denn dann würde nicht wirklich der Eindruck geweckt werden, dass sich der Versicherungsmakler auch wirklich Zeit für seinen Kunden nimmt. So ist es für den Makler besser in dieser Zeit alle Anrufe umzuleiten. Dies kann er tun, indem er diese auf sein Büro umleitet oder sie auf einen Anrufbeantworter umleitet.
Beratung ausserhalb der Öffnungszeiten
Vielmals finden Versicherungsgespräche aus zeitlichen und beruflichen Gründen am Abend statt. Zu dieser Zeit ist es meist schwer das Büro besetzen zu können. Nun bleibt dem Kunden also nur noch übrig die Anrufe auf den Anrufbeantworter umzuleiten. Viele Menschen scheuen sich aber davor diesen zu besprechen. Also muss der Makler für diese potentiellen Kunden eine Alternative finden. Ein Telefonservice wäre in diesem Fall eine gute Alternative. Dieser kann rund um die Uhr zuverlässig und kompetent die Anrufe des Maklers annehmen. So kann dem Kunden angeboten werden, dass dieser zurückgerufen werden kann. Da der Makler das eventuell nicht unbedingt abends noch tun möchte, um den Kunden nicht bei seinem Feierabend zu stören, kann die Sekretärin darauf verweisen, dass er am nächsten Tag angerufen wird. So kann sich der Versicherungsmakler während seines Kundentermins voll und ganz auf das Notwendige konzentrieren.
Bei einer Werbeagentur handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen. Diese übernimmt für andere Unternehmen und Auftraggeber Beratungen, Konzeptionen und Planungen. Ebenso übernimmt sie Gestaltung und Realisierung von Werbemaßnahmen und Kommunikationsmaßnahmen.
Folgende Leistungen bietet eine Werbeagentur an:
- Analyse und Prognose
- Entwicklung von Kommunikationsstrategien
- Konzeption, Gestaltung und Produktion von Werbemaßnahmen
- Analyse und Kontrolle der Werbewirkung
Gerade in den Bereichen der Analyse sind Telefonservices im Outbound-Bereich für Werbeagenturen besonders interessant. Da im Vorfeld eine Media-Analyse und eine ausreichende Martkforschung angefertigt werden muss, kann diese Aufgabe getrost an einen Telefonservice abgegeben werden. Dieser kann bei manchen Projekten telefonisch zum Beispiel das Konsumverhalten der Zielgruppe erfragen und die Ergebnisse an die Agentur weiterleiten. Diese kann sich in dieser Zeit auf andere Projekte konzentrieren. Für viele Kunden ist die Wirkung der Agentur nach außen besonders wichtig. Handelt es sich um eine namhafte große Agentur, wenden sich Kunden gerne an diese. Viele Agenturen sind recht klein, können aber durch einen Telefonservice ein größeres Unternehmen darstellen. Durch die Vorzimmerfunktion erhält der Kunde den Eindruck, dass die Agentur eine eigene Sekretärin besitzt, auch wenn es sich bei dieser nur um einen Ein-Mann-Betrieb handelt.
Da es sich in Kreativ-Jobs um Arbeiten handelt, die meist Ruhe benötigen, ist ein Telefondienst auch hier sehr von Vorteil. Ständige Telefonate würden nur stören, die Telefonsekretärin kann sich um diese kümmern und gegebenenfalls wichtige Anrufe, die mit dem aktuellen Projekt zu tun haben durchstellen oder andernfalls können diese später nach getaner Arbeit zurückgerufen werden. Für manche Unternehmen ist auch der Standort der Agentur von großer Bedeutung. Ist diese vor Ort vertreten, ist es für den Kunden viel einfacher Informationsaustausch zu betreiben. Interessent wäre in diesem Fall ein Virtual Office für eine Werbeagentur. So kann es seinen Standort in jeder gewünschten Stadt angeben, ist also für den Kunden immer direkt vor Ort vertreten.
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