In jedem Unternehmen macht ein Telefonsekretariat Sinn und hat jede Menge Aufgaben zu erledigen. Die Mitarbeiter müssen nicht nur reine Sekretariatsaufgaben beherrschen, sondern primär steht der Umgang mit dem Telefon im Vordergrund. Die Aufgaben gehen von einer Akquise oder Marketingabfragen über Gesprächsannahme und Weiterleitung bis hin zur eigenen Bestellannahme. In der Regel wird die Bestellannahme durch einen Vertrieb oder Sachbearbeitung erledigt, aber in diversen Firmen kann diese auch über das Telefonsekretariat erfolgen. Kunden kommen direkt mit einer Anfrage zum Bestellen am Telefon an und wollen direkt bedient werden. Um hier eine unnötig lange Weiterleitung zum Sachbearbeiter durchführen zu müssen, sollte die Bestellannahme direkt erfolgen. Eine Geschichte oder Anliegen öfters zu erzählen, kann den Kunden verärgern, somit ist ein direkter Ansprechpartner im Telefonsekretariat oftmals sinnvoll. Die Ausbildung mit dem Umgang am Telefon kann man in Telefontrainings erlernen. Es gibt gewisse Regeln, die man einfach beherrschen sollte bei Kundenkontakten.

Das Telefonsekretariat ist der erste Anlaufpunkt

Jeder Kunde wird zu Beginn einer Geschäftsbeziehung die Bekanntschaft mit dem Telefonsekretariat machen. Man sollte dafür sorgen, dass diese positiv ausfällt und bei dem Kunden einen positiven Eindruck hinterlässt. Wenn der Mitarbeiter dann noch in der Lage ist, weitere Tätigkeiten auszuführen umso besser. Häufig ist es gut, wenn man im Telefonsekretariat die Bestellannahme durchführen kann. Der Kunde kommt somit schnell und sicher an sein Ziel und ist glücklich. Verzögerungen erzeugen nur Unmut und Unverständnis, in der heutigen Zeit hat keiner mehr Zeit um sich lange aufzuhalten. Die Bestellannahme kann in vielen Firmen recht einfach gestaltet werden, somit brauchen sich die Mitarbeiter im Telefonsekretariat keine Gedanken zu machen. Schwierige Fälle können erklärt und dann an einen Verkäufer oder Sachbearbeiter vermittelt werden. Freundlichkeit und ein gutes Auftreten ist im Telefonsekretariat ein wichtiger Aspekt, wer zu dem noch eine gute Telefonstimme mitbringt, hat beste Voraussetzungen den Kunden glücklich zu machen.

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