Die Hauptaufgabe eines Architekten besteht darin, Neubauten zu planen und auch zu überwachen. Ohne Architekten ist es nicht möglich ein Haus zu bauen. Sie planen und Errichten Gebäude und Bauwerke hauptsächlich im Bereich des Hochbaus. Dabei müssen sie sich nicht nur mit der gestalterischen Planung auseinandersetzen, sondern auch mit der Technik und Funktionalität, aber auch mit wirtschaftlichen Aspekten.
Ein Architekt betreut Projekte während des gesamten Bauprozesses, also in der Bauplanungsphase, während der Bauausführung, nach der Fertigstellung und in der Baunutzungsphase. Vielmals arbeiten Architekten auch in öffentlichen Verwaltungen, zum Beispiel im Bauamt. Für einen Architekten alleine ist es sehr schwer all diese Bereiche alleine abdecken zu können. Vielmals werden innerhalb des Architekturbüros Schwerpunkte gesetzt, sodass einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen für verschiedene Schwerpunkte zuständig sind.
Dass ein Architekt eine komplexe Bauplanung nicht an einen Telefonservice abgeben kann, ist hier mehr als logisch. Dennoch kann sich dieser für einen Architekten oder ein Architekturbüro als hilfreich erweisen.
So kann der Telefondienstleister Terminierungen für den Architekten vornehmen oder es kann die Vorzimmerfunktion ausgenutzt werden. Die Sekretärin würde dann wichtige Anrufe weiterleiten oder auf einen späteren Rückruf verweisen. Dem Architekten bliebe dann genügend Ruhe um sich um sein Projekt zu kümmern.
Da die Auftragslage heute sehr schwankt und auch die Arbeitsverteilung und Arbeitszeit in den verschiedenen oben genannten Bereichen variiert, gehören flexible Arbeitszeiten für Mitarbeiter eines Architekturbüros zum Alltag. Vielmals müssen Überstunden getätigt werden um wichtige Termine einhalten zu können. So müssen zum Beispiel Bauanträge, Angebote oder Präsentationen zu bestimmten Zeiten abgegeben werden. Gerade in dieser Zeit gilt es als besonders wichtig, dass der Architekt in Ruhe arbeiten kann, obwohl er bei bestimmten Großprojekten dennoch immer Erreichbar sein sollte. Ein Sekretariatsdienst kann ihm gerade in dieser Phase den Rücken freihalten.
Ein Telefonsekretariat kann auch Gespräche im Outboundbereich für den Architekten tätigen. So kann dieser zum Beispiel den Telefonservice bei Bauämtern nachhakten lassen wie weit fortgeschritten diverse Bauanträge sind oder kann Kunden auf noch nicht bezahlte Rechnungen aufmerksam machen.