30 Jun 2015

Cleveres Telefonsekretariat durch Call Center

In der heutigen Zeit sind Arbeitskräfte sehr teuer und nicht jeder Unternehmer kann sich fest angestellt Mitarbeiter dauerhaft leisten. Gerade das Telefonsekretariat ist oft mit guten Leuten besetzt. Meist sind die Kenntnisse der Mitarbeiter im Telefonbereich überdurchschnittlich und somit möglicherweise eine gute Lösung für ein Unternehmen. Das Call Center bietet ein ausgebildetes Team zur Bewältigung der vielseitigsten Anfragen. Nicht nur das Telefonsekretariat kann mit einem Call Center besetzt werden auch Bereiche im Vertrieb und Marketing. Neben der passenden Telefonstimme muss auch ein gepflegtes Äußeres für den Mitarbeiter im Büro oder Telefonsekretariat sprechen. Um die zu umgehen, bietet sich der Einsatz der externen Call Center an. Hier sitzen die Mitarbeiter nicht im Büro, sondern irgendwo verteilt auf der Welt und nehmen die Anrufe entgegen. Man lagert den Arbeitsplatz sozusagen aus und hat die Möglichkeit den Raum für andere Dinge zu verwenden.

Fleißige Call Center Mitarbeiter

Neben den Aufgaben der Anrufentgegennahme können weitere Arbeiten an die fleißigen Call Center Mitarbeiter ausgelagert werden. Dazu können Akquise und Marketing relevante Abfragen sowie Datenabgleiche gehören. Das Telefonsekretariat sorgt so extern dafür, dass die Daten im Unternehmen aktuell sind und auch bleiben. Auf die Arbeitskraft im Call Center oder Telefonsekretariat kann nicht verzichtet werden ständig rufen Kunden oder Interessenten an auf der Suche nach Ansprechpartnern oder Informationen. Die Kosten für einen Mitarbeiter im Call Center kommen in etwa einem Stundensatz des festangestellten Mitarbeiters gleich jedoch entfallen die sozialen Abgaben. Ebenso hat man die Möglichkeit sich jederzeit von einem externen Unternehmen wie dem Call Center wieder zu trennen. Bei einem festen Mitarbeiter im Telefonsekretariat ist dies an Fristen und Verträge gebunden. Man macht sich durch Dienstleister freier in der Gestaltung seiner Unternehmensführung und kann flexibler auf wirtschaftliche Einbrüche, aber auch Höhen einstellen. Bei solchen Höhen können Firmen den Mitarbeiterstamm innerhalb kurzer Zeit entsprechend aufstocken.

25 Jun 2015

Tipps für professionelles Telefonieren

Telefonieren ist nicht gleich Telefonieren. Im Alltag beziehungsweise privat ist dies auch anders möglich als geschäftlich. Hier sollte man sich an gewisse Regeln halten, die zum guten Ton gehören.

Zu den unbedingt wichtigen Tipps für professionelles Telefonieren gehört es, dass man sich vernünftig meldet. Das gilt sowohl, wenn man angerufen wird, als auch, wenn man selbst anruft. Die Firma, für die man tätig ist, wird zuerst genannt und dann der eigene Name. So kann sich der Gegenüber darauf einstellen, dass es ein dienstliches Gespräch ist. (mehr …)

23 Jun 2015

Checkliste für Existenzgründer und Startups

Mit dieser Checkliste für Existenzgründer soll man einen ersten Überblick über die anstehenden Aufgaben erhalten. Sämtliche Punkte sollte man Stück für Stück durchgehen und ausführen. Eine Checkliste für Existenzgründer ist sehr wichtig um einen einfachen Start ins Unternehmerdasein erleben zu können… (mehr …)

21 Jun 2015

Telefonsekretariat hilft bei Bestellannahme

In jedem Unternehmen macht ein Telefonsekretariat Sinn und hat jede Menge Aufgaben zu erledigen. Die Mitarbeiter müssen nicht nur reine Sekretariatsaufgaben beherrschen, sondern primär steht der Umgang mit dem Telefon im Vordergrund. Die Aufgaben gehen von einer Akquise oder Marketingabfragen über Gesprächsannahme und Weiterleitung bis hin zur eigenen Bestellannahme. In der Regel wird die Bestellannahme durch einen Vertrieb oder Sachbearbeitung erledigt, aber in diversen Firmen kann diese auch über das Telefonsekretariat erfolgen. Kunden kommen direkt mit einer Anfrage zum Bestellen am Telefon an und wollen direkt bedient werden. Um hier eine unnötig lange Weiterleitung zum Sachbearbeiter durchführen zu müssen, sollte die Bestellannahme direkt erfolgen. Eine Geschichte oder Anliegen öfters zu erzählen, kann den Kunden verärgern, somit ist ein direkter Ansprechpartner im Telefonsekretariat oftmals sinnvoll. Die Ausbildung mit dem Umgang am Telefon kann man in Telefontrainings erlernen. Es gibt gewisse Regeln, die man einfach beherrschen sollte bei Kundenkontakten.

Das Telefonsekretariat ist der erste Anlaufpunkt

Jeder Kunde wird zu Beginn einer Geschäftsbeziehung die Bekanntschaft mit dem Telefonsekretariat machen. Man sollte dafür sorgen, dass diese positiv ausfällt und bei dem Kunden einen positiven Eindruck hinterlässt. Wenn der Mitarbeiter dann noch in der Lage ist, weitere Tätigkeiten auszuführen umso besser. Häufig ist es gut, wenn man im Telefonsekretariat die Bestellannahme durchführen kann. Der Kunde kommt somit schnell und sicher an sein Ziel und ist glücklich. Verzögerungen erzeugen nur Unmut und Unverständnis, in der heutigen Zeit hat keiner mehr Zeit um sich lange aufzuhalten. Die Bestellannahme kann in vielen Firmen recht einfach gestaltet werden, somit brauchen sich die Mitarbeiter im Telefonsekretariat keine Gedanken zu machen. Schwierige Fälle können erklärt und dann an einen Verkäufer oder Sachbearbeiter vermittelt werden. Freundlichkeit und ein gutes Auftreten ist im Telefonsekretariat ein wichtiger Aspekt, wer zu dem noch eine gute Telefonstimme mitbringt, hat beste Voraussetzungen den Kunden glücklich zu machen.

20 Jun 2015

Anrufe direkt auf die Mailbox

Gerade wenn es zeitlich mal wieder nicht passt, kann man Anrufe direkt auf die Mailbox senden. Man kann Anrufe direkt auf die Mailbox senden entweder direkt von einem Handy aus, wenn es gerade klingelt. Man kann aber auch dauerhaft Anrufe direkt auf die Mailbox senden… (mehr …)

19 Jun 2015

Top-Telefondienst mit günstigen Preisen

Immer mehr Firmen leisten sich statt einer nicht voll ausgelasteten Bürokraft lieber einen professionellen Büroservice. Dieser umfasst neben vielen anderen möglichen Dienstleistungen vor allem den Telefondienst.

Die Preise dafür schwanken von Angebot zu Angebot. Die Telefondienst Preise werden meist pauschal abgerechnet. Bei manchen Anbietern gibt es auch verschiedene Auswahlmöglichkeiten bezüglich des Tarifs. So beispielsweise mit hohen Grundgebühren und einer niedrigen Berechnung pro Minute oder einem höheren Minutenpreis und einer geringeren Grundgebühr.

Die Preise sollten immer dem Aufwand angemessen sein. Auch werden  unterschiedliche Arten der Nachrichtenweiterleitung ermöglicht. Diese kann per E-Mail erfolgen oder per Fax, aber auch SMS sind möglich. Wie diese jeweils abgerechnet werden, wird von Tarif und Anbieter zum nächsten unterschiedlich gehandhabt.

Der Vorteil eines solchen Telefondienstes

Der Vorteil, einen solchen Telefondienst in Anspruch zu nehmen, liegt auf der Hand. Vor allem kleine Firmen können es sich oft nicht leisten, dass einer Angestellten oder der Inhaber den ganzen Tag im Büro zubringt. Deshalb werden Büroarbeiten und vor allem die telefonische Erreichbarkeit ausgelagert.

Die Kosten sind im Allgemeinen so gestaffelt, dass sie bei Weitem unter dem Liegen, was als Lohnkosten auf diese Arbeit entfallen würde. Dafür ist unter einer eigenen Firmennummer immer jemand erreichbar, der sich im Namen des Kunden meldet und die Anliegen entgegennimmt.

Dazu gehört, dass die Anliegen weitergeleitet werden, und/oder die Gespräche bei Dringlichkeit auf das Mobiltelefon des Kunden weitergeleitet werden. Dieser Dienst ist im Allgemeinen im Telefondienst Preis enthalten.

So kann der Kunde absichern, dass sein Büro zu jeder Zeit erreichbar ist und auch kompetente Auskünfte erteilt werden. Er kann selbst entscheiden, ob er mit dem Anrufer verbunden werden möchte, so wie früher im Büro nebenan von der Sekretärin, oder ob er die eingehenden Gespräche gesammelt schriftlich übermittelt bekommt. Die Telefondienst Preise rechtfertigen diese Bequemlichkeit allemal, und der Aufwand für Büro und Sekretariat entfällt.